Pasos y requisitos legales para constituir una empresa (SAS) en Ecuador

Por qué la SAS desplazó a la Cía. Ltda.

La Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) se incorporó al ordenamiento ecuatoriano en 2020 mediante la Ley Orgánica de Emprendimiento e Innovación. Su objetivo fue eliminar las barreras que hacían costoso formalizar un negocio: escritura pública obligatoria, pluralidad de socios, capital mínimo y objeto social rígido. Hoy es la figura predominante entre las sociedades de nueva constitución en el país.

Ventajas frente a las figuras tradicionales

• Constitución electrónica y sin aranceles en la SCVS. No requiere escritura pública ante notario, salvo cuando se aportan bienes inmuebles u otros bienes cuya transferencia exige solemnidad.
• Accionista único. Puede constituirse por una sola persona natural o jurídica. Desaparece la necesidad del "socio de papel" con el 1% de participación.
• Objeto social amplio. Una misma SAS puede desarrollar actividades no relacionadas entre sí sin necesidad de reformar el estatuto cada vez que el negocio cambia de rumbo.
• Flexibilidad estatutaria. No exige capital mínimo y permite diseñar libremente las reglas de la junta general, el reparto de utilidades, las clases de acciones y las restricciones a la transferencia.
• Responsabilidad limitada al aporte, con las salvedades habituales en materia laboral y tributaria y en casos de fraude.

Requisitos previos

1. Cédula de identidad y papeleta de votación vigentes de accionistas y representantes legales.
2. Firma electrónica vigente (archivo .p12 o token) de al menos uno de los accionistas o del apoderado que realizará el trámite.
3. Un correo electrónico que funcionará como domicilio electrónico de la compañía.
4. Definición de razón social, domicilio principal, capital y estructura accionaria.

Procedimiento paso a paso

Paso 1: Reserva de denominación

Se realiza en línea en el portal de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. El nombre no puede confundirse con otro ya registrado y debe incluir la expresión "S.A.S." o "Sociedad por Acciones Simplificada". Aprobada la reserva, se cuenta con un plazo limitado para continuar el trámite antes de que caduque.

Paso 2: Acto constitutivo y estatutos

La SCVS ofrece formularios estándar que permiten constituir la compañía en pocos pasos. Aquí es donde se concentra el error más caro del proceso: el estatuto por defecto sirve para una empresa de un solo dueño, pero no para una sociedad con varios socios o con inversión externa.

Cuando hay más de un accionista conviene redactar estatutos a medida que resuelvan por anticipado:

• Derechos de arrastre y de acompañamiento (drag-along y tag-along) ante la venta de la compañía.
• Mecanismos de desbloqueo (deadlock) cuando la propiedad está dividida en partes iguales y la junta no logra acuerdos.
• Restricciones a la transferencia de acciones y derecho de preferencia entre accionistas.
• Clases de acciones, incluidas acciones sin derecho a voto o con dividendo preferente, útiles para inversionistas.
• Reglas de salida de un fundador y consecuencias sobre sus acciones.

Paso 3: Firma electrónica y envío

Completado el acto constitutivo —vía formulario o subiendo el documento propio—, el accionista o solicitante firma electrónicamente y remite el trámite. La SCVS revisa la solicitud y puede observarla; corregir observaciones es habitual y no reinicia el proceso.

Paso 4: Inscripción y RUC

Aprobado el trámite, la compañía queda inscrita en el Registro de Sociedades de la SCVS, sin pasar por el Registro Mercantil. La interconexión con el Servicio de Rentas Internas genera el RUC de la compañía. Conviene revisar de inmediato que las actividades económicas registradas en el RUC correspondan a la operación real, porque de eso dependen las obligaciones tributarias que el sistema asignará.

Paso 5: Lo que viene después (y suele olvidarse)

• Patente municipal y permiso de funcionamiento o LUAE en el municipio donde opera la empresa.
• Registro patronal en el IESS y afiliación de trabajadores y de los representantes legales que perciban remuneración.
• Apertura de la cuenta bancaria a nombre de la compañía e integración del capital suscrito en el plazo fijado en el estatuto.
• Habilitación de facturación electrónica ante el SRI antes de emitir el primer comprobante.
• Libro de acciones y accionistas, y registro de nombramientos del representante legal.
• Permisos sectoriales según la actividad: ARCSA, Ministerio de Turismo, Cuerpo de Bomberos, entre otros.

Obligaciones anuales que mantienen viva a la compañía

Constituir es barato; mantener en regla exige constancia. La SAS debe presentar información financiera anual a la Superintendencia, celebrar la junta general ordinaria dentro de los primeros meses del ejercicio, renovar oportunamente los nombramientos y cumplir las declaraciones tributarias que correspondan a su régimen. El incumplimiento reiterado puede derivar en sanciones y, en casos extremos, en causal de disolución.

¿Conviene transformar una Cía. Ltda. en SAS?

Es un proceso posible y cada vez más frecuente. Tiene sentido cuando la empresa proyecta recibir inversión, necesita crear clases de acciones o quiere simplificar los costos y plazos de operaciones societarias como aumentos de capital y transferencias de participaciones. No lo tiene si la estructura actual funciona sin fricción y no se prevén cambios en la composición societaria: la transformación implica reformas, aprobación y costos que deben justificarse.

La constitución es el cimiento del patrimonio comercial. Una revisión legal en esta etapa cuesta una fracción de lo que cuesta desarmar después un conflicto societario mal previsto en los estatutos.